Lohnverrechung / Personalverrechnung

Die Lohnverrechnung und Personalverrechnung wird fast täglich komplizierter. Wo früher die Angestellten ihren Lohn bar in die Hand gedrückt bekamen, sind heutzutage vielfältige steuer-, arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte zu berücksichtigen, die sich zudem ständig ändern. Insbesondere für kleinere Unternehmen ist dies kaum noch leistbar.

Die Lohn- und Personalverrechnung muss reibungslos, rasch und vor allem sicher erfolgen. Die Mitarbeiter möchten regelmäßig und pünktlich ihren Lohn auf dem Konto haben. Dabei sollten nach Möglichkeit keine Fehler auftreten.

Eine falsch berechnete Lohnsteuer, eine irrtümlich eingerechnete geldwerte Sachleistung oder ein nicht ordnungsgemäß berücksichtigter Firmenwagen sorgen im mindesten Fall für Ärger und Mehrarbeit im Lohnbüro. Im schlimmsten Fall kommt es zu gerichtlichen Auseinandersetzungen oder steuerrechtlichen Strafen.

Lohnverrechnung ist eine komplizierte Materie

Die folgende Auflistung gibt einen kleinen Überblick über die Vielzahl der Aspekte, die bei der Lohnverrechnung und Personalverrechnung zu berücksichtigen sind:

Steuersatz

Für die Berechnung des Steuersatzes gibt es entsprechende Tabellen. Anhand des Jahreseinkommens des Mitarbeiters lässt sich die jeweilige Einkommensteuer beziehungsweise Lohnsteuer berechnen. Je nach Einkommen sind dabei Steuersätze zwischen 0 und 50 Prozent möglich.

Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen, Absetzbeträge

Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen mindern das zu versteuernde Einkommen und wirken sich so mitunter auch steuermindernd aus. Absetzbeträge dagegen mindern die Steuerschuld unmittelbar.

Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration

Je nach Einkommenshöhe sind zusätzliche Leistungen wie Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration steuerfrei oder zu versteuern. Die Freigrenze liegt dabei bei einem Jahressechstel von maximal 2100 Euro. Mit dem Sparpaket 2012 und der darin eingeführten Solidarabgabe gelten neue, stufenweise Besteuerungsregeln.

Steuerpflichtige Sachbezüge

Neben den üblichen Geldleistungen erhalten Mitarbeiter möglicherweise auch sporadisch oder regelmäßig Sachleistungen, etwa die Überlassung eines Dienstwagens oder eines Mobiltelefons, aber auch ein Arbeitnehmerdarlehen. Aus steuerrechtlicher Sicht handelt es sich dabei um geldwerte Leistungen, die auch entsprechend zu behandeln sind. Wie diese zu verrechnen sind, ist in einer bundesweiten Verordnung geregelt.

So sind Essensbons bis zu einer Höhe von 4,40 Euro pro Tag frei, bei einem Mobiltelefon ist auch die private Nutzung einzurechnen. Nicht steuerpflichtig dagegen sind kleinere Gelegenheitsleistungen wie etwa ein Blumenstrauß zum Geburtstag oder Hilfsmittel für die Arbeit (Arbeitsbekleidung, Werkzeug), aber auch Reisevergütungen. Diese Leistungen werden auf Arbeitgeberseite zu den Betriebsausgaben gerechnet.

Dies ist nur kleiner Ausschnitt. Je nach Betrieb können auch die Verrechnung von Überstunden oder Prämien eine Rolle spielen. Auch An- und Abmeldungen bei der Krankenkasse sind idealerweise in die Lohnverrechnung integriert.

Lohn- und Personalverrechnung besser an eine Steuerkanzlei delegieren

Aufgrund der komplizierten Materie und der damit erforderlichen steten Weiterbildung besteht die Gefahr, dass kleinere Unternehmen mit diesen Aufgaben schnell überfordert sind. Fehler in der Lohnbuchhaltung können empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Es empfiehlt sich deshalb, die Lohn- und Personalverrechnungen auszulagern und an eine erfahrene Steuerberatungskanzlei zu delegieren. Dies hat auch den Vorteil, dass dort alle erforderlichen Informationen für den Jahresabschluss oder gar eine anstehende Betriebsprüfung gebündelt bereitstehen.

Zudem kann Ihr Steuerberater Ihnen wertvolle Informationen zur optimalen Besteuerung Ihrer Mitarbeiter geben. Das gleiche gilt für die Gestaltung von steuerfreien Leistungen und die Berechnung von Urlaubs-, Feiertags- und Krankengeld. Da das Steuerbüro in einer Online-Verbindung mit dem Sozialversicherungsträger und dem Finanzamt steht, erleichtert dies den Datenaustausch und erspart dem Betrieb eine Menge Kosten und Aufwand.

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