Rechnungsmerkmale Österreich – Erforderliche Angaben

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Rechnungsmerkmale Österreich

Spätestens nach der Lieferung folgt die Rechnung, denn ohne Rechnung keine Zahlung. Damit die Rechnung auch steuerrechtlich anerkannt wird, muss sie bestimmten Kriterien genügen. Und diese wiederum hängen von Faktoren wie Art der Rechnung, Rechnungshöhe und Sitz des Rechnungsempfängers ab – Stichwort Innergemeinschaftliche Lieferungen.

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, für erbrachte Leistungen und Lieferungen Rechnungen zu erstellen, sofern es sich bei dem Empfänger um einen anderen Unternehmer oder eine Körperschaft handelt. Gegenüber Privatpersonen müssen Sie nur dann Rechnungen erstellen, wenn die Lieferungen und Leistungen grundstücksbezogen sind.

Das sollte Ihre Rechnung enthalten

Damit Sie später beim Finanzamt auch den Vorsteuerabzug geltend machen können, muss die Rechnung eine Reihe von Merkmalen enthalten:

  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungs- und Rechnungsempfängers
  • Angaben über Menge und Art der Leistung(en)
  • Lieferdatum
  • Entgelt für die Leistung und den anzuwendenden Steuersatz
  • den fälligen Steuerbetrag
  • sofern eine Steuerbefreiung vorliegt, muss ein entsprechender Hinweis erfolgen
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)
  • bei Rechnungsbrutto über 10000 Euro auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Rechnungsempfängers

Kleinbetrags- und Dauerrechnungen

Etwas vereinfacht gestaltet sich die Ausstellung von Kleinbetrags- und Dauerrechnungen:

  • Kleinbetragsrechnungen:
  • Bei Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 150 Euro (einschließlich Steuerbetrag) kann die UID weggelassen werden. Außerdem genügt es hier, den Gesamtbetrag der Leistungen und den Steuerbetrag als Gesamtsumme auszuweisen. Der Steuersatz muss ebenfalls angegeben werden.

  • Dauerrechnungen:
  • Dauerrechnungen für fortlaufende Leistungen, etwa Miete, Wartung der Heizungsanlage oder Webspace, werden für einen größeren Zeitraum ausgestellt. Sie sollten allerdings den Hinweise auf Stichtag der Rechnung und den abgerechneten Zeitraum enthalten.

Innergemeinschaftliche und Auslandsrechnungen

Wenn der Empfänger Ihrer Leistungen oder Lieferungen nicht in Österreich sitzt, müssen Sie darauf achten, ob sich der Firmensitz des Unternehmens innerhalb der EU-Gemeinschaft befindet, zum Beispiel in Deutschland, oder außerhalb, etwa in der Schweiz.

  • Innergemeinschaftliche Lieferungen:
  • Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen entfällt die Umsatzsteuer. Ein entsprechender Hinweis muss in der Rechnung enthalten sein. Die UID des Rechnungsstellers (also die Ihres Unternehmens) und die des Rechnungsempfängers müssen ebenfalls aufgeführt werden.

    Es empfiehlt sich, vor Versenden der Rechnung die UID und die Anschrift des Unternehmens zu überprüfen. Dies können Sie zum Beispiel über die Seite der Europäischen Kommission durchführen. Bei Neukunden empfiehlt sich ein qualifiziertes Bestätigungsverfahren.

  • Auslandsrechnungen:
  • Bei Rechnungen an ausländische Unternehmer müssten Sie rein theoretisch den dort geltenden Umsatzsteuersatz anwenden und auch in diesem Land zu versteuern. Um dies aber zu vereinfachen, können Sie die Möglichkeit des Reverse Charge nutzen.

    Dabei geht die Steuer auf den Leistungsempfänger über. Stellen Sie dazu die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und vermerken Sie auf der Rechnung „Übergang der Steuerschuld“.

Lassen Sie Ihre Rechnungen vom Steuerberater prüfen

Bereits bei einem anscheinend so trivialen Vorgang wie dem Ausstellen einer Rechnung gilt es also eine Menge steuerrechtlicher Vorschriften zu beachten. Insbesondere Jungunternehmer übersehen hier schnell das eine oder andere Detail.

Bei Unsicherheiten bezüglich der Rechnungsform und den Inhalten sollten Sie deshalb Ihren Steuerberater fragen. Er erkennt mit einem Blick, ob die Rechnungen so durchgehen oder gar fehlerhaft sind. So können Sie sich bereits im Vorfeld eine Menge Ärger ersparen. Außerdem gehen Sie so sicher, dass Sie am Ende die Rechnung anerkannt und die Umsatzsteuer zurückerstattet bekommen.

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Mit über 20 Jahren Branchenerfahrung führt Franz Schmid seine Steuerkanzlei in Jenbach, Tirol. Seine Klienten vertrauen dabei zum einen auf sein umfassendes Branchenwissen und zum anderen auf die intensive, persönliche Betreuung.