Rechnungsmerkmale in Österreich [2022]

Spätestens nach der Lieferung folgt die Rechnung, denn ohne Rechnung keine Zahlung. Damit die Rechnung auch steuerrechtlich anerkannt wird, muss sie bestimmten Kriterien genügen. Und diese wiederum hängen von Faktoren wie Art der Rechnung, Rechnungshöhe und Sitz des Rechnungsempfängers ab. In diesem Beitrag erfahren Sie, was bezüglich der Rechnungsmerkmale in Österreich zu beachten ist.

Wann muss ich eine Rechnung ausstellen?

Als Unternehmer sind Sie prinzipiell verpflichtet, für erbrachte Leistungen und Lieferungen Rechnungen zu erstellen, sofern es sich bei dem Empfänger um einen anderen Unternehmer handelt. Gegenüber Privatpersonen müssen Sie in der Regel keine Rechnungen ausstellen.

Im Detail besteht die Pflicht zur Rechnung für Unternehmen in folgenden Fällen:

• Umsätze an andere Unternehmen
• Umsätze an sonstige Körperschaften (d. h. juristische Personen), auch wenn diese keine Unternehmen sind
• Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück
• Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen außerhalb Österreichs, bei denen die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht (Reverse Charge)

Die 11 Rechnungsmerkmale in Österreich nach § 11 UstG

Laut dem Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen 11 verschiedene Merkmale aufweisen, damit sie steuerrechtlich anerkannt werden können. Je nach Höhe der Rechnung müssen aber nicht alle der Merkmale zutreffen. Für geringe Beträge – sogenannte Kleinbetragsrechnungen – reichen auch einfachere Rechnungen aus.

Die 11 Rechnungsmerkmale in Österreich sind:

Rechnungen bis 400 Euro (Kleinbetragsrechnungen)

Rechnungen bis zu einer Summe von 400 Euro gelten als Kleinbetragsrechnungen.

Auf diesen Rechnungen müssen folgende Informationen zu finden sein:

1. Name und Anschrift des Leistenden bzw. Liefernden
2. Beschreibung der Leistung (Art und Umfang) oder Lieferung (Art und Menge)
3. Zeitraum der Leistung bzw. Tag der Lieferung
4. Entgelt für die Leistung/Lieferung (brutto inkl. USt)
5. Steuersatz bzw. alternativ Hinweis auf Befreiung/Übergang der Steuerschuld
6. Ausstellungsdatum

Hinweis: Die vereinfachten Rechnungen bis zu EUR 400,- gelten nicht für Lieferungen innerhalb der EU. Mehr Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt „innergemeinschaftliche Lieferungen“.

Rechnungen von 400-10.000 Euro

Wenn die Rechnung 400 Euro übersteigt, dann sind zusätzlich die folgenden Rechnungsmerkmale erforderlich:

7. Name und Anschrift des Empfängers
8. Steuerbetrag und Nettoentgelt
9. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Liefernden/Leistenden
10. fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen über 10.000 Euro

Bei Rechnungen, die sogar höher als 10.000 Euro sind, ist darüber hinaus Folgendes anzugeben:

11. UID-Nummer des Empfängers

Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Als Alternative zum Papierformat können Rechnungen auch elektronisch ausgestellt werden. Sie sollten jedoch bestimmte Punkte beachten, denn nur dann werden solche E-Rechnungen auch steuerrechtlich als Rechnung anerkannt und kommen z. B. für den Vorsteuerabzug in Frage.

Diese Bedingungen gelten für E-Rechnungen:

• Der Empfänger muss die elektronische Form akzeptieren – daher empfiehlt es sich, im Vorhinein dessen Zustimmung einzuholen.
• Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit muss garantiert sein.
• Die genannten Rechnungsmerkmale in Österreich laut UstG sind auch bei E-Rechnungen einzuhalten.

Kritisch ist dabei vor allem der zweite Punkt, also die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um dies sicherzustellen – beispielweise:

• Rechnung über FinanzOnline oder das Unternehmensserviceportal ausstellen
• elektronische Signatur
• Rechnung im EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) ausstellen.
• innerbetriebliches Steuerungsverfahren

Wichtig ist auf jeden Fall: Der Empfänger muss die die E-Rechnungen – ebenso wie auch Papierrechnungen – 7 Jahre aufbewahren, gleiches gilt für den Nachweis über Ihre Echtheit bzw. Unversehrtheit. Die Rechnung ist also z. B. mitsamt der Signaturprüfung zu archivieren.

Innergemeinschaftliche und Auslandsrechnungen

Wenn der Empfänger Ihrer Leistungen oder Lieferungen nicht in Österreich sitzt, müssen Sie darauf achten, ob sich der Firmensitz des Unternehmens innerhalb der EU-Gemeinschaft befindet, zum Beispiel in Deutschland, oder außerhalb, etwa in der Schweiz.

Firmensitz in anderem EU-Land: Innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen entfällt die Umsatzsteuer. Ein entsprechender Hinweis muss in der Rechnung enthalten sein. Die UID des Rechnungsstellers (also die Ihres Unternehmens) und die des Rechnungsempfängers müssen zwingend aufgeführt werden – auch bei Rechnungen unter 10.000 Euro.

Es empfiehlt sich, vor Versenden der Rechnung die UID und die Anschrift des Unternehmens zu überprüfen. Dies können Sie zum Beispiel über die Seite der Europäischen Kommission durchführen oder über FinanzOnline. Bei Neukunden empfiehlt sich ein qualifiziertes Bestätigungsverfahren.

Firmensitz außerhalb der EU: Auslandsrechnungen

Bei Rechnungen an ausländische Unternehmer müssten Sie rein theoretisch den dort geltenden Umsatzsteuersatz anwenden und auch in diesem Land versteuern. Um dies aber zu vereinfachen, können Sie die Möglichkeit des Reverse Charge nutzen.

Dabei geht die Steuer auf den Leistungsempfänger über. Stellen Sie dazu die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und vermerken Sie auf der Rechnung „Übergang der Steuerschuld“.

Dauerrechnungen: Rechnungsmerkmale in Österreich

Für fortlaufende Leistungen oder Lieferungen können Sie vereinfachte Dauerrechnungen ausstellen. Diese werden dann nur einmal erstellt und gelten für wiederholte Leistungen über einen bestimmten Zeitraum. Typisches Beispiel für ein solches Vorgehen ist etwa die Vermietung von Immobilien.

Dauerrechnungen sollten allerdings Hinweise auf den Stichtag der Rechnung sowie den abgerechneten Zeitraum enthalten.

Rechnungen an Private

Prinzipiell müssen Unternehmen bei Lieferungen/Leistungen an Privatpersonen nicht zwingend eine Rechnung ausstellen. Eine Ausnahme gibt es jedoch – und zwar, wenn die erbrachten Leistungen/Lieferungen mit einem Grundstück in Verbindung stehen (beispielsweise Bauleistungen).

Dreiecksgeschäfte

Bei einem Dreiecksgeschäft schließen drei Unternehmen in drei verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten ein Geschäft bezüglich der gleichen Ware ab. Beispielsweise könnte ein Kleidungsgeschäft in Österreich (= Empfänger) Ware bei einem Großhändler in Deutschland (= Erwerber) bestellen, der wiederum die Ware von einem tschechischen Hersteller (= Lieferant) bezieht.

Liegt ein solches Dreiecksgeschäft vor, dann muss das in der Rechnung des Erwerbers an den Empfänger vermerkt werden. Zudem muss auf den Übergang Steuerschuld hingewiesen werden.

Sonderregelung für ins Firmenbuch eingetragene Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen im Firmenbuch eingetragen ist, dann gibt es laut UGB ein paar zusätzliche verpflichtende Rechnungsmerkmale in Österreich:

• Rechtsform
• Sitz
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht

Zusätzlich müssen Sie es angeben, wenn eine Liquidation vorliegt.

Voraus- und Anzahlungsrechnungen

Bei Voraus- und Anzahlungen ist zu beachten:

• Auf der Rechnung sollte zweifelsfrei vermerkt sein, dass es sich um eine Voraus- bzw. Anzahlungsrechnung handelt.
• Als Lieferungszeitpunkt geben Sie den vereinbarten Zeitpunkt an, auch wenn dieser noch in der Zukunft liegt. Falls der Zeitpunkt noch nicht festgelegt wurde, können Sie einfach darauf hinweisen.
• Die vorher fälligen Teilentgelte werden angeführt und darauf der entfallende Steuerbetrag angegebenen.

Wenn schließlich die Leistung erbracht wurde und der gesamte Betrag mit einer Endrechnung abgerechnet wird, dann müssen die vorausbezahlten Teilentgelte bzw. Steuerbeträge abgesetzt werden.

Rechnungsmerkmale in Österreich von Steuerberater prüfen lassen

Bereits bei einem anscheinend so trivialen Vorgang wie dem Ausstellen einer Rechnung gilt es also eine Menge steuerrechtlicher Vorschriften zu beachten. Insbesondere Jungunternehmer übersehen hier schnell das eine oder andere Detail.

Bei Unsicherheiten bezüglich der Rechnungsform und den Inhalten sollten Sie deshalb Ihren Steuerberater fragen. Er weiß über die Rechnungsmerkmale in Österreich bestens Bescheid und erkennt mit einem Blick, ob die Rechnung stimmt. So können Sie sich bereits im Vorfeld eine Menge Ärger ersparen.

Häufige Fragen

Wie lange habe ich Zeit, um die Rechnung auszustellen?

Bei Umsätzen im Inland müssen Sie die Rechnung innerhalt von 6 Monaten ausstellen; bei Lieferungen und Leistungen in andere EU-Staaten ist die Frist der 15. des Monats nach der Leistungserbringung.

Welche Folgen haben falsch ausgestellte Rechnungen?

Bei falsch ausgestellten Rechnungen darf der Empfänger die Vorsteuer nicht abziehen.

Was gibt es in puncto ausländische Währungen zu beachten?

Wenn die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt ist, dann müssen zusätzlich den Steuerbetrag in Euro angeben.

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