Betriebsprüfung – Wie prüft das Finanzamt?

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Betriebsprüfung

Wenn sich ein Mitarbeiter des Finanzamtes für eine Betriebsprüfung anmeldet, löst dies bei Betriebsinhabern oft jede Menge Stress und Angst aus. Nicht ganz zu Unrecht. Denn wenn der Betriebsprüfer Ungereimtheiten, (vermeintliche) Falschangaben oder nicht erklärte Transaktionen entdeckt, kann dies für den Betriebsinhaber recht teuer werden.

Im schlimmsten Fall kostet es ihn sogar die Existenz. Böse Zungen behaupten: Wenn der Betriebsprüfer etwas entdecken will, dann entdeckt er auch etwas.

Betriebsprüfungen (Außenprüfungen) sind ein legales Instrument der Finanzverwaltungen, um möglicher Steuersünder zu entdecken und zur Kasse zu bitten. Manch einem Prüfer eilt sogar sein Ruf voraus.

Ein deutscher Betriebsprüfer gab einmal im Rahmen einer Betriebsprüfung unumwunden zu, dass er und seine Kollegen angehalten seien, pro Jahr und pro Prüfer mindestens eine Million zurückzuholen. Beim Unternehmer hinterlassen solche Prüfungen oft sehr unangenehme und nachhaltige Eindrücke.

Wann muss ich mit einer Betriebsprüfung rechnen?

Betriebe werden nicht regelmäßig geprüft, sondern nach Ermessen der Finanzbehörden. Manche werden nie geprüft, andere dagegen häufiger. Wann der eigene Betrieb fällig ist, kann niemand genau voraussagen. Begünstigende Faktoren sind:

  • Betriebsgröße: Großbetriebe werden meist lückenlos überprüft, mittlere Betriebe häufiger als kleinere.
  • Branchenzugehörigkeit: Bestimmte Branchen stehen eher im Visier der Betriebsprüfer. In Deutschland werden aktuell offensichtlich besonders Bargeldbranchen und Apotheken verstärkt überprüft.
  • Zeit: Je länger ein Betrieb noch nicht geprüft wurde, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung.
  • Zufall: Manche Betriebe werden auch nach dem Zufallsprinzip im Rahmen einer sogenannten Gruppenauswahl per EDV bestimmt.
  • Verdacht: Werden dem Finanzamt Unregelmäßigkeiten gemeldet oder werden die Mitarbeiter aufgrund der Steuererklärungen und Bilanzen misstrauisch, wird eine Nachprüfung eingeleitet.
  • Bestellung: Eine Betriebsprüfung kann auch auf Bestellung durchgeführt werden.

Wie und wo findet eine Betriebsprüfung statt?

Geprüft werden in der Regel die letzten drei Jahre. Bei Bedarf kann dieser Zeitraum aber weiter ausgedehnt werden – bei Verdacht auf Steuerhinterziehung zum Beispiel auf 10 Jahre. Ein bereits geprüfter Zeitraum darf nicht noch einmal geprüft werden.

Die Prüfung findet normalerweise in den Räumlichkeiten des Unternehmens statt (deshalb auch „Außenprüfung“), in seltenen Fällen kann auch auf die Räumlichkeiten des Steuerberaters ausgewichen werden. Die Privaträume sind in der Regel tabu, allerdings lässt es sich bei kleineren Unternehmen und bei Selbstständigen mit Home Office kaum vermeiden, dass der Prüfer auch Einblick in die Privatwohnung erhält.

Der Unternehmer ist zur Zusammenarbeit und Aufklärung von Sachverhalten verpflichtet. Dem Prüfer sind auf Verlangen alle erforderlichen Betriebsunterlagen vorzulegen, etwa Kassabuch, Bankauszüge, Fakturen, Eigenbelege und so weiter. Daneben kann der Prüfer auch Mitarbeiter und Geschäftspartner befragen und deren Zeugenaussagen verwerten – dumm, wenn ein Mitarbeiter dabei eine unbedachte Äußerung von sich gibt.

Betriebsprüfungen nur mit Unterstützung des Steuerberaters!

Der Prüfer meldet sich in der Regel etwa ein bis zwei Wochen vor dem Prüfungstermin an. Diese relativ kurze Frist sollten Sie nutzen, um sich gründlichst vorzubereiten: Unterlagen zusammenstellen, sichten, mögliche Schwachstellen prüfen, vorbeugend Argumente sammeln oder sogar eine Selbstanzeige erwägen, um eine drohende Strafe gering zu halten. Denn sobald das Prüfverfahren angelaufen ist, ist eine Selbstanzeige nicht mehr möglich.

Die Vorbereitung für die Betriebsprüfung und die Prüfung selbst sollten unbedingt in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erfolgen. Er kennt die steuerrelevanten Faktoren Ihres Betriebs, er weiß, wie solche Betriebsprüfungen ablaufen und kann Ihnen wertvolle Verhaltenstipps geben. Auch bei der Abschlussbesprechung mit dem Prüfer sollte Ihr Steuerberater zugegen sein, um gegebenenfalls noch den einen oder anderen Punkt zu entkräften.

Titelbild: © Light Impression – stock.adobe.com

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Mit über 20 Jahren Branchenerfahrung führt Franz Schmid seine Steuerkanzlei in Jenbach, Tirol. Seine Klienten vertrauen dabei zum einen auf sein umfassendes Branchenwissen und zum anderen auf die intensive, persönliche Betreuung.