Betriebsprüfung in Österreich: Darauf müssen Sie achten

Wenn sich ein Mitarbeiter des Finanzamtes für eine Betriebsprüfung anmeldet, löst dies bei Betriebsinhabern oft jede Menge Stress aus. Doch mit der richtigen Vorbereitung können Sie der Finanzprüfung wesentlich entspannter entgegensehen. Lesen Sie hier alle wichtigen Informationen rund um die Betriebsprüfung des Finanzamts: Ablauf und Dauer, Tipps sowie Fehler, die es zu vermeiden gilt.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung heißt mittlerweile eigentlich „Außenprüfung“: Hierbei prüft ein Beamter vom Finanzamt vor Ort beim Unternehmen, ob es seine Steuern ordnungsgemäß gezahlt hat. Insbesondere wird die Buchführung unter die Lupe genommen: Ist diese formell in Ordnung? Entsprechen die Angaben der Wahrheit? Gibt es Ungereimtheiten? Geprüft werden in der Regel die letzten drei Jahre.

Wann muss ich mit einer Betriebsprüfung rechnen?

Betriebe werden nicht regelmäßig geprüft, sondern nach Ermessen der Finanzbehörden. Manche werden nie geprüft, andere dagegen häufiger. Wann der eigene Betrieb fällig ist, kann niemand genau voraussagen. Begünstigende Faktoren sind:

• Betriebsgröße: Großbetriebe werden meist lückenlos überprüft, mittlere Betriebe häufiger als kleinere.
• Branchenzugehörigkeit: Bestimmte Branchen stehen eher im Visier der Betriebsprüfer. In Deutschland werden aktuell offensichtlich besonders Bargeldbranchen und Apotheken verstärkt überprüft.
• Zeit: Je länger ein Betrieb noch nicht geprüft wurde, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung.
• Zufall: Manche Betriebe werden auch nach dem Zufallsprinzip im Rahmen einer sogenannten Gruppenauswahl per EDV bestimmt.
• Verdacht: Werden dem Finanzamt Unregelmäßigkeiten gemeldet oder werden die Mitarbeiter aufgrund der Steuererklärungen und Bilanzen misstrauisch, wird eine Nachprüfung eingeleitet.
• Bestellung: Eine Betriebsprüfung kann auch auf Bestellung durchgeführt werden.

Gut zu wissen: Der Prüfer meldet sich in der Regel ein bis zwei Wochen vor dem Prüfungstermin an. Ihnen bleibt also meist noch etwas Zeit, um sich vorzubereiten.

Wo findet die Betriebsprüfung statt?

Die Prüfung findet normalerweise in den Räumlichkeiten des Unternehmens statt (deshalb auch „Außenprüfung“), in seltenen Fällen kann auch auf die Räumlichkeiten des Steuerberaters ausgewichen werden. Die Privaträume sind in der Regel tabu, allerdings lässt es sich bei kleineren Unternehmen und bei Selbstständigen mit Home Office kaum vermeiden, dass der Prüfer auch Einblick in die Privatwohnung erhält.

Ankündigung der Betriebsprüfung: Das ist jetzt zu tun

In der Regel meldet sich das Finanzamt eine Woche vorher, um einen Termin für die Betriebsprüfung auszumachen. Sobald Sie von der Prüfung erfahren, sollten Sie beginnen, sich vorzubereiten.

Im Grunde ist es natürlich die beste Vorbereitung, wenn Sie stets auf die ordnungsgemäße Buchführung achten. Daneben gibt es auch einige konkrete Schritte, die kurz vor der Prüfung wichtig sind:

• Steuerberater informieren: Sie sollten sich unbedingt von Ihrem Steuerberater unterstützen lassen. Melden Sie sich daher umgehend bei ihm und stellen Sie sicher, dass er am Tag der Betriebsprüfung zugegen sein kann.
• Schlüsselpersonen informieren: Geben Sie dem Leiter der Buchhaltung und ggf. auch dem EDV-Verantwortlichen Bescheid, sodass sich diese vorbereiten können.
• Unterlagen zusammenstellen: In Absprache mit Ihrem Steuerberater sollten sie die notwendigen Unterlagen und EDV-Dateien zusammenstellen. Hier werden vielleicht bereits erste Schwachstellen sichtbar.
• Analyse und strategische Vorbereitung: Analysieren Sie mit dem Steuerberater Ihre Buchführung – wo könnte der Prüfer nachhaken, wo sind eventuelle Ungereimtheiten? Welche Argumente oder Unterlagen helfen dabei, Zweifel zu zerstreuen?
• Gegebenenfalls Selbstanzeige: Falls die Steuerberechnung an einigen Punkten nicht korrekt war, könnte jetzt noch der Zeitpunkt für eine Selbstanzeige sein. Wenn Sie diese rechtzeitig durchführen, kommen Sie straffrei davon.
• Mitarbeiter vorbereiten: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über die bevorstehende Betriebsprüfung und geben Sie diesen Verhaltenstipps. Smalltalk mit dem Prüfer sollten diese möglichst unterlassen.

Wichtige Unterlagen für die Finanzamt-Prüfung

Sie sind verpflichtet, die notwendigen Unterlagen für die Finanzamt-Prüfung bereitzustellen. Welche dies sind, erfahren Sie zum Teil bereits aus der schriftlichen Prüfungsanordnung. Sprechen Sie unbedingt vorher mit Ihrem Steuerberater: Er berät Sie, welche Unterlagen Sie herzeigen müssen und welche Sie vielleicht zurückhalten sollten.

Folgendes ist in der Regel zusammenzustellen:

• Buchhaltungsunterlagen und Belege
• Kassabücher und Wareneingangsbücher
• Inventurlisten
• Anlagenverzeichnisse
• Fahrtenbücher
• Datenerfassungsprotokoll der Registrierkassa

Worauf achten Betriebsprüfer?

Je nach Prüfung können verschiedene Schwerpunkte gesetzt werden. Laut der Wirtschaftskammer werden bei den Außenprüfungen vor allem folgende Sachverhalte geprüft:

• steuerfreie Umsätze
• Vorsteuerabzug
• Anlagevermögen (Abschreibungen und Investitionsbegünstigungen)
• Vorrätebewertung
• Rückstellungen und Abgrenzungen
• nichtabzugsfähige Aufwendungen gemäß § 20 EStG
• Abgrenzung der betrieblichen zur privaten Sphäre
• entspricht das Kassensystem den gesetzlichen Vorschriften
• entsprechen die Belege (Belegpflicht) den gesetzlichen Vorgaben

Besonders genau sehen sich Betriebsprüfer außerdem familieninterne Verträge und Privatentnahmen an. Denn wenn Sie zu wenig Geld entnehmen, um ihren Lebensunterhalt damit zu bestreiten, liegt der Verdacht von Schwarzgeld nahe. Und auch der Wareneinsatz wird unter die Lupe genommen: Entspricht dieser den üblichen Richtwerten der Branche? Falls nicht, kann das darauf hinweisen, dass die Einnahmen nicht korrekt verzeichnet wurden.

Ablauf der Betriebsprüfung

Wie wird eine solche Finanzprüfung nun konkret abgewickelt? Prinzipiell lässt sich der Ablauf einer Betriebsprüfung in drei Phasen einteilen:

1. Ankündigung

Der Betriebsprüfer meldet sich für gewöhnlich mindestens eine Woche vor der Prüfung – entweder telefonisch oder schriftlich. Tipp: Wenn der Termin aus irgendwelchen Gründen ungünstig ist, dann lässt die Behörde meist mit sich reden.

2. Prüfungsphase

Je nach Größe des Unternehmens kann die tatsächliche Prüfung einen Tag oder auch mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Sie als Unternehmer sind verpflichtet, mit dem Betriebsprüfer zusammenzuarbeiten und ihm auf Verlangen alle erforderlichen Unterlagen zu zeigen. Außerdem müssen Sie dem Prüfer einen geeigneten Raum zur Verfügung stellen.

Im Zuge jeder Außenprüfung findet zumindest eine Betriebsbesichtigung statt.

Tipp: Je kooperativer Sie sich zeigen, desto zügiger ist die Betriebsprüfung in der Regel erledigt.

3. Schlussbesprechung

Am Ende der Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt. Hier trägt der Prüfer seine Ergebnisse vor – und weist auf allfällige Steuernachzahlungen und strittige Punkte hin. Sie und Ihr Steuerberater können dann dazu Stellung beziehen. Schließlich fällt die endgültige Entscheidung über das Ergebnis der Prüfung.

Tipp: Auf die Schlussbesprechung sollten Sie sich – gemeinsam mit Ihrem Steuerberater – gründlich vorbereiten. Bitten Sie ggf. den Prüfer bereits im Vorfeld, dass er Ihnen die vorläufigen Ergebnisse mitteilt, damit Sie passende Argumente erarbeiten können.

Ihre Rechte und Pflichten bei der Betriebsprüfung

Wie bereits erwähnt, haben Sie als Unternehmer die Pflicht, die notwendigen Informationen für die Prüfung – wahrheitsgemäß – bereitzustellen. Das bedeutet z. B., dass Sie Unterlagen bereitlegen, Einsicht in EDV-Systeme gewähren oder auch Ihre Lieferanten und Kunden bekanntgeben.

Außerdem sind dem Prüfer ein geeigneter Raum und notwendige Hilfsmittel (etwa PC) zur Verfügung zu stellen.

Jedoch haben Sie auch Rechte, etwa das Recht auf Parteiengehör. Das bedeutet, dass der Betriebsprüfer Ihnen die Gelegenheit geben muss, zu Sachverhalten und Beweisen Stellung zu nehmen.

Nach der endgültigen Entscheidung können Sie das Ergebnis gerichtlich anfechten: Die Frist für Rechtsmittel beträgt dabei einen Monat ab Zustellung des neuen Steuerbescheids. Ein langes Rechtsmittelverfahren liegt aber oft nicht im Interesse des Unternehmens, daher sollte der Einspruch nach der Betriebsprüfung gut überlegt sein.

Der berichtigte Steuerbescheid führt zu Nachzahlungen? Dann können Sie um Zahlungserleichterung ansuchen, etwa Stundung oder Ratenzahlung. Voraussetzung dafür ist, dass die volle und sofortige Zahlung mit erheblichen Härten verbunden wäre.

5 Fehler, die Sie bei der Betriebsprüfung vermeiden sollten

Die Prüfung durch das Finanzamt gehört wohl oder übel zum Unternehmerdasein dazu. Sie bringen die Sache möglichst gut über die Bühne, wenn Sie die folgenden Fehler vermeiden:

1. Vertrauensseliger Smalltalk

Freundlichkeit ist gut – aber lassen Sie sich nicht von menschlicher Sympathie zu übermäßigem Plaudern verleiten. Zu leicht könnten Sie dabei Details verraten, die Ihnen womöglich zum Nachteil gereichen. Denn der Prüfer darf auch beiläufige Informationen aus Gesprächen oder zufälligen Beobachtungen als Beweismittel benutzen. Daher: Bemühen Sie sich um sachliche, emotionsfreie Distanz.

2. Unfreundliches Verhalten

Jedoch sollten Sie auch nicht auf der anderen Seite vom Pferd fallen und den Prüfer wie einen unwillkommenen Eindringling behandeln. Schließlich erfüllt dieser nur seine berufliche Pflicht. Es gereicht Ihnen zum Vorteil, wenn Sie sich möglichst kooperativ verhalten: Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre und stellen Sie dem Prüfer einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz zur Verfügung. Auch Erfrischungsgetränke anzubieten ist kein Fehler.

3. Nachlässige Buchhaltung

Spätestens bei der Finanzprüfung rächt sich eine nachlässige Buchhaltung. Fehlende Unterlagen und Aufzeichnung können Unangenehmes nach sich ziehen: So kann der Prüfer stattdessen Schätzungen vornehmen, die eine wesentlich höhere Besteuerung zur Folge haben, oder auch Vorsteuerabzüge kürzen.

4. Mitarbeiter nicht briefen

Der Betriebsprüfer wird unter Umständen auch Ihre Mitarbeiter befragen – deshalb sollten Sie diese auf jeden Fall vorher briefen. Auch hier gilt: Lieber kein unnötiger Smalltalk. Im Gegensatz zu Ihnen sind die Mitarbeiter nämlich nicht zur Auskunft verpflichtet.

5. Schlechte Vorbereitung

Nutzen Sie die Zeit zwischen Ankündigung und Durchführung der Prüfung, um Unterlagen vorzubereiten, Schwachstellen zu eruieren und Ihren Fall möglichst „wasserdicht“ zu machen – alles in Absprache mit Ihrem Steuerberater. Dieser ist bei der Betriebsprüfung Ihr wichtigster Ansprechpartner.

Mit Steuerberater reibungslos durch die Betriebsprüfung

Die Steuerprüfung durch das Finanzamt kann man wohl am ehesten mit dem Zahnarztbesuch vergleichen – unangenehm, lässt sich aber manchmal nicht vermeiden. Die gute Nachricht: Mit sorgfältiger Vorbereitung können Sie das Outcome positiv beeinflussen. Besprechen Sie im Vorfeld alle wichtigen Punkte mit Ihrem Steuerberater. Er ist in dieser Sache Ihr wichtigster Ansprechpartner und weiß, worauf es bei der Betriebsprüfung ankommt!

Häufige Fragen

Was wird bei der Betriebsprüfung geprüft?

Bei einer Betriebsprüfung bzw. Außenprüfung wird vor allem die Richtigkeit der Buchhaltung und die Erfüllung der Kassenpflicht geprüft. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf: steuerfreien Umsätzen, dem Vorsteuerabzug, dem Anlagevermögen (Abschreibungen), der Vorrätebewertung, der Trennung von privatem und beruflichem Vermögen sowie den Rückstellungen und Abgrenzungen.

Was darf der Betriebsprüfer nicht?

Der Betriebsprüfer darf keine Unterlagen und Gegenstände beschlagnahmen und keine Privaträumlichkeiten betreten. Eine Ausnahme besteht jedoch für Arbeitszimmer in der Privatwohnung.

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?

Dies hängt ganz wesentlich von der Unternehmensgröße ab: Bei kleinen Betrieben und Einzelunternehmern reichen oft wenige Tage für die Finanzprüfung aus. Die Prüfung großer Konzerne kann hingegen mehrere Wochen in Anspruch nehmen.

Wie oft hat man eine Betriebsprüfung?

Dies lässt sich nicht eindeutig beantworten: Die Betriebsprüfung erfolgt nicht in festen Abständen. Die Auswahl eines zu prüfenden Unternehmens kann z. B. nach dem Zufallsprinzip erfolgen, aber auch aufgrund konkreter Hinweise. Prinzipiell gilt: Je größer Ihr Unternehmen und je länger die letzte Prüfung her ist, desto wahrscheinlich ist es, dass bald eine Finanzprüfung ins Haus steht.

Werden bei der Betriebsprüfung auch private Konten geprüft?

Prinzipiell nicht – außer Sie wickeln über Ihr Privatkonto auch betriebliche Zahlungen ab.

Wann tritt bei der Betriebsprüfung Verjährung ein?

Betriebsprüfungen können maximal die letzten zehn Jahre umfassen. In der Regel werden aber die letzten drei Jahre geprüft.

Einspruch bei der Betriebsprüfung: Kann ich rechtliche Beschwerde einlegen?

Ja, Sie können die Entscheidung des Betriebsprüfers anfechten, allerdings erst nachdem die Prüfung komplett abgeschlossen ist. Nach der Zustellung des neuen Steuerbescheids haben Sie einen Monat Zeit, um die Beschwerde einzubringen.

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