Checkliste zur Außenprüfung: Was Sie wirklich erwartet

Eine Außenprüfung sorgt meist für reichlich Panik und Aufgescheuchtheit bei den betroffenen Unternehmen. Mit etwas Umsicht und Coolness lässt sich aber auch diese Betriebsprüfung überstehen. Die folgende Checkliste soll Ihnen helfen, den Ablauf der Prüfung im Vorfeld zu planen und sich entsprechend auf den Besuch des Prüfers vorzubereiten.

Außenprüfungen laufen stets nach einem festen Muster ab. Den genauen Ablauf und die genauen Verhaltensweisen sollten Sie mit Ihrem Steuerberater durchsprechen. Anhand der folgenden Checkliste können Sie die wichtigsten Punkte abklären:

Ankündigung der Prüfung

Gelegentlich wird die Ankündigung zur Prüfung dem steuerlichen Vertreter zugestellt. In der Regel werden Sie sie aber selbst erhalten, da die Prüfung normalerweise in Ihrem Betrieb durchgeführt wird, der Termin mit Ihnen vereinbart werden muss und Sie auch die erforderlichen Unterlagen vor Ort haben und zusammenstellen werden.

Prüfungstermin

Informieren Sie alle erforderlichen Personen und stellen Sie sicher, dass diese zum Prüfungstermin anwesend sind:

• Ihr Steuerberater
• der Leiter Ihres Rechnungswesens
• evtl. der Leiter Ihrer EDV

Prüfungsanordnung

Die Prüfungsanordnung sollte folgende Angaben enthalten:

• Prüfungszeitraum
• Prüfungsumfang
• Prüfungstermin
• Name des Prüfers

Ort der Prüfung

Als Ort der Außenprüfung wird in der Regel (und aus verfahrenstaktischen Gründen) Ihr Betrieb in Frage kommen. Der Prüfer sollte dort einen separaten, abschließbaren Raum zur Verfügung haben. In Ausnahmefällen kann die Betriebsprüfung aber auch in den Räumlichkeiten Ihres Steuerberaters durchgeführt werden.

Sollten Sie einen Kleinbetrieb in den eigenen vier Wänden unterhalten, ist besondere Vorsicht geboten, da der Prüfer auch Sachverhalte mit einbeziehen wird, die ihm dort zur Kenntnis gelangen (teure Bilder an den Wänden, Reisesouvenirs, Wertgegenstände, Sammlungen, Hobbies, …).

Schwachstellenanalyse

• Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, wo sich im Verlauf der Prüfung Schwachstellen und unklare Sachverhalte ergeben könnten.
• Legen Sie gemeinsam eine Strategie und plausible Erklärungen fest.

Organisation während der Prüfung

• Legen Sie einen Ansprechpartner für den Prüfer fest.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter (beim Home-Office auch Ihr Hauspersonal und Ihre Familienangehörigen) über die bevorstehende Prüfung.
• Instruieren Sie sie, dem Prüfer keine Auskünfte zu erteilen, außer in Absprache mit der bestellten Auskunftsperson oder Ihrem Steuerberater. Auch Small-Talk und scheinbar harmlose Gespräche können schnell zu einem Bumerang werden, wenn der Prüfer dabei für ihn relevante Informationen erhält.

Vorzubereitende Unterlagen

Der Prüfer wird eine Vielzahl von Unterlagen einfordern. Die wichtigsten werden möglicherweise bereits in der Prüfungsanordnung benannt. Klären Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater, welche Unterlagen Sie in welcher Form bereitstellen müssen und welche Sie besser zurückhalten. Dies gilt insbesondere für den Zugriff auf die EDV, aber auch für private Notizen und Schriftstücke.

Schlussbesprechung

In der Schlussbesprechung wird der Prüfer das Ergebnis seiner Prüfung bekanntgeben. Dabei werden auch Sie und Ihr Steuerberater nochmals die Möglichkeit haben, Stellung zu beziehen. Die Schlussbesprechung kann in Ihrem Betrieb, beim Steuerberater oder im Finanzamt stattfinden.

Keine Außenprüfung ohne Steuerberater!

Wenn eine Außenprüfung (Betriebsprüfung) ansteht, sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater kontaktieren und mit einbinden. Er kann dem Prüfer nicht nur sachlich und fachlich fundierte Informationen liefern. Aufgrund seiner Erfahrungen in solchen Situationen kann er auch die Auswirkungen (Nachforderung der Finanzbehörden) abwehren oder zumindest in Grenzen halten.

Wir helfen Ihnen in dieser brisanten Situation gerne weiter. Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Termin. Die Erstberatung ist für Sie übrigens gratis.

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